ثبت تغییرات شرکتها

متقاضیان زمانیکه که شرکت خود را به ثبت رساندند می توانند تغییراتی بر روی آن انجام دهند که این ثبت تغییرات شرکت می تواند افزایش یا کاهش سرمایه شرکت، تغییر موضوع شرکت، تبدیل سهام شرکت به بانام و بی نام، انتخاب یا تمدید بازرسین، تغییر حق امضا شرکت ، تغییر آدرس شرکت، تغییر یا تمدید هیئت مدیره شرکت ، تغییر مواد اساسنامه شرکت و انحلال شرکت باشد اگر قصد هر یک از این ثبت تغییرات را داشته باشید باید بصورت قانونی اقدام نمایید بنابراین اگر نمی دانید تغییرات شرکت به چند حالت تنظیم می شود توصیه می کنیم که این مقاله را تا انتها مطالعه کنید
ممکن است هر کدام از مواد ثبت تغییرات برای شما کمی گنگ باشد، به همین منظور ابتدا توضیحی درباره مدارک لازم جهت ثبت شرکت ها ارائه می دهیم سپس ثبت تغییرات در هرکدام از موارد را به اختصار توضیح خواهیم داد.

مدارک لازم جهت ثبت شرکت عبارت است از:

1-ارائه اساسنامه شرکت همراه امضا و همچنین ذکر شدن موضوع فعالیت شرکت در آن
2-ارائه اقرار نامه شرکت همراه امضا
3-ارائه شرکت نامه
4- ارائه اولین صورت جلسه هیئت مدیره
5-ارائه صورت جلسه از هیئت موسسین شرکت
6-ارائه کردن مدارک شناسایی و هویتی رسمی کشور مانند کارت ملی و شناسنامه برای اعضای هیئت مدیره
7- ارائه کردن مدارک شناسایی و هویتی رسمی کشور مانند کارت ملی و شناسنامه برای مدیرعامل شرکت در صورتی که مدیر عامل از اعضای هیئت مدیره انتخاب نشده باشد.
8-ارائه مدرک تحصیلی برای اعضای هیئت مدیره و یا ارائه مدرک آموزشی مطابق با آن
9-ارائه مدرک تحصیلی برای مدیرعامل در صورتیکه مدیر عامل شرکت از اعضای هیئت مدیره انتخاب نشده باشد.
10-ارائه گواهی عدم سوء پیشینه برای تمامی اعضای هیئت مدیره.
11-ارائه گواهی عدم سوء پیشینه برای مدیرعامل اگر مدیرعامل از اعضای هیئت مدیره نباشد.
12-تامین بودجه و سرمایه اولیه برای تاسیس شرکت

تبصره مهم: گواهی عدم سوء پیشینه باید بصورتی باشد که مورد اعتبار و پذیرش سازمان امور ثبت باشد بطوری که از تاریخ صدور آن مدت زمان زیادی نگذشته باشد در غیر این صورت درخواست جدیدی برای صدور این گواهینامه باید بدهید و گواهی به تاریخ روز دریافت کنید.

13-ارائه اظهارنامه شرکت
14-ارائه لیست اعضای هیئت مدیره و مدیران بخش های مختلف شرکت

اگر بعد از ثبت شرکت و انجام فعالیت شرکت شما به دلایل مختلف دچار تغییرات شد باید این تغییرات را به سازمان اداره امور ثبت شرکت ها اعلام کنید و مسئولین مربوطه را در جریان این تغییرات و امور آن و خدمات جدید قرار دهید. ثبت تغییرات شرکت می تواند دلایل متفاوتی اشته باشد و هم می تواند تغییرات متفاوتی باشد که به چند مورد آن اشاره می‌کنیم.

انواع ثبت تغییرات شرکت

• تغییر در آدرس شرکت
• تغییرات در اساسنامه شرکت و یا در محتویات اساسنامه آن
• تغییر در نام انتخابی شرکت
• تغییر در میزان سرمایه شرکت که هم می تواند شامل افزایش سرمایه شرکت و هم کاهش سرمایه شرکت باشد.
• تغییر در موضوع فعالیت شرکت
• تغییر در قالب ثبت شرکت: به عنوان مثال شرکت را در قالب مسئولیت محدود ثبت کرده اید و پس از مدتی به دلیل محدودیت هایی که این قالب ثبتی دارد می خواهید آن را به شرکت سهامی خاص و یا هر چیز دیگری تغییر دهید.
• تغییر در مدت زمان فعالیت شرکت و یا تمدید آن یعنی زمانی که اعتبار مجوز شرکت در حال اتمام است به تمدید آن باید بپردازید و یا اینکه می خواهید شرکت را منحل کنید و زمان اعتبار آن را کاهش دهید.
• تغییر در اعضای هیئت مدیره
مدارک لازم جهت ثبت تغییرات شرکت
برای ایجاد ثبت تغییرات شرکت ابتدا باید تمامی اعضا با تغییرات موافقت داشته باشند تا بتوان برای ثبت تغییرات اقدام نمود. این مدارک عبارتند از:
• ارائه صورت جلسه تغییرات شرکت و تنظیم صورت جلسات
• ارائه مدارک شناسایی برای سهامداران و شرکا
• ارائه اسناد شرکت
• کپی برابر اصل مدارک شناسایی اعضای هیئت مدیره
• کپی روزنامه رسمی به همراه تغییرات موجود در آن
• حضور تمامی شرکا در صورت انحلال شرکت
• پرداخت هزینه روزنامه رسمی

ثبت تغییرات شرکت از چند طریق تنظیم می گردد:

1. ثبت تغییرات شرکت از طریق هیئت مدیره
2. ثبت تغییرات شرکت از طریق تشکیل مجمع عمومی عادی
3. ثبت تغییرات شرکت از طریق تشکیل مجمع عمومی فوق العاده

حال می خواهیم هر یک را بطور مجزا برای شما معرفی نماییم.

تغییرات از طریق هیئت مدیره شرکت

با توجه به قانون کسانی که سهام برای شرکت ارائه می دهند را هیئت مدیره گویند. رئیس هیئت مدیره از طریق سهامداران با تصمیم و رضایت خودشان حداقل به مدت دوسال انتخاب می شود. هیئت مدیره وظیفه دارد که یک نفر رئیس و یک نفر نایب رئیس انتخاب کند.

وظایف هیئت مدیره به شرح زیر است:

1. هیئت مدیره وظیفه دارد که هر ۶ ماه یکبار میزان دارایی و قروض شرکت را به به بازرسان شرکت تحویل دهد.
2. مدیر عامل و اعضاء هیئت مدیره نمی توانند بدون اجازه هیئت مدیره در معاملات شرکت دخالت نمایند. اگر معاملات بدون اجازه هیئت مدیره انجام گیرد می توان این معاملات را باطل نمود.
3. بعد از انتخاب شدن هیئت مدیره، مدیر باید سمت خود را قبول کند.
4. مدیر عامل و مدیران نمی توانند معاملات را انجام دهند زیرا اگر دچار خسارت شوند باید خودشان این خسارت را پرداخت نمایند.
5. فقط موسسات اعتباری و بانک ها می توانند معاملات انجام دهند و اعضاء دیگر حق این کار را نخواهند داشت.

تغییرات از طریق تشکیل مجمع عمومی عادی

در انواع تصمیماتی که برای ثبت تغییرات شرکتها وجود دارد، کاربرد مجمع عمومی عادی در مقایسه با مجامع عمومی دیگر از اهمیت بالایی برخوردار است که این مجمع عمومی طبق اساسنامه سالیانه یکبار تشکیل می شود و زمان برگزاری آن حتما باید در اساسنامه به دلیل حضور یافتن سهامداران قید شود.
در واقع منظور از مجمع عمومی عادی شرکت این می باشد که تصمیمات کلی که توسط مدیران گرفته می شود و روش انجام امور به اطلاع و تصویب شرکا رسد باید مجمع عمومی عادی تشکیل شود در این مجمع سهامداران فرصت این را به دست می آورند تا نظرات خود را اعلام کنند.

وظایف مجمع عمومی عادی به شرح زیر است:

1. انتخاب هیئت مدیره یکی از وظایف مهم مجمع عمومی عادی می باشد
2. با توجه به اساسنامه به همان تعداد باید از طرف مجمع عمومی بازرس انتخاب شود که وظیفه ی این بازرسان نظارت به عملیات هیئت مدیره بوده و وسیله ای برای انتقال اطلاعات به صاحبان سهام خواهد بود.
3. هر شرکتی موظف است که بداند سالیانه میزان سود و زیان آن چقدر است بنابراین بطور دقیق این اطلاعات را هیئت مدیره ارائه می دهد که تصویب ترازنامه بر عهده مجمع عمومی خواهد بود.
4. تقسیم منافع بطور مساوی بر عهده مجمع عمومی می باشد.
5. قبول و یا رد پیشنهادهایی که توسط هیئت مدیره، بازرسان و یا یکی از سهامداران ارائه می شود.
6. تعیین کردن روزنامه کثیرالانتشار که کلیه ی اطلاعیه شرکت ها و آگهی ها تا سال آتی که مجمع عمومی تشکیل می شود.

تغییرات از طریق تشکیل مجمع عمومی فوق العاده

هنگام تشکیل مجمع عمومی فوق العاده باید دارندگان بیش از نصف سهامی که دارای حق رای می باشند در جلسه حاضر شوند و بیشتر در این جلسه به موضوعاتی همچون کاهش و افزایش سرمایه شرکت، تغییرات در اساسنامه و انحلال شرکت می پردازند زمانی با این تغییرات موافقت خواهد شد که اکثریت دو سوم آراء نظری یکسان داشته باشند.

وظایف مجمع عمومی فوق العاده به شرح زیر است:

1. وارد شدن شریک و یا شرکا جدید به شرکت
2. تنظیم اساسنامه و تغییر در مفاد اساسنامه مانند تغییر در نام شرکت، موضوع شرکت و غیره.
3. انحلال شرکت
4. افزایش و کاهش سرمایه شرکت
5. تعیین بازرسان و تغییر در تعداد مدیران و میزان خدمت آن ها
6. ایجاد سهام ممتازه
7. موافقت با صدور اوراق قرضه

مراحل ثبت تغییرات شرکت در سایت اداره ثبت شرکتها

برای انجام ثبت تغییرات شرکت ها و موسسات غیر تجاری باید ابتدا فرم مربوطه را در سامانه اینترنتی تکمیل نمایید. اگر قصد دارید ثبت تغییرات را بصورت اینترنتی در سایت مربوطه انجام دهید باید مراحل زیر را بصورت گام به گام طی نمایید.

1. ابتدا اطلاعات شرکتی همچون شماره ثبت، شناسه ملی شرکت و نوع شرکت خود را وارد کنید.
2. در مرحله ی دوم باید اطلاعاتی همچون تکمیل نوع صورتجلسه خود، که به یکی از شیوه های مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی سالیانه، مجمع عمومی فوق العاده و … است، تکمیل مشخصات شخصی متقاضی، تعیین وکیل و یا نبودن متقاضی، تاریخ برگزاری جلسه پس از تکمیل آن باید بر روی فیلد پذیرش موقت را انتخاب کرده سپس به شما شماره ۱۹ رقمی داده می شود.
3. در مرحله سوم باید نوع تصمیم جلسه را تعیین نموده و سپس گزینه افزودن تصمیم جلسه را انتخاب نمایید.
4. در مرحله چهارم اگر شما قصد تغییر نام دارید باید حداکثر ۵ نام را به ترتیب الویت در فیلد درخواستی مشخص کنید.
5. در مرحله پنجم باید ذکر اسامی اعضای حاضر در جلسه به همراه سمت آن ها، وارد نمودن شماره ملی متقاضی و اگر غیر ایرانی باشد وارد نمودن شماره گذرنامه، وارد کردن اطلاعات شخصی، اگر شخص حقوقی باشد وارد کردن اطلاعات شماره ثبت، نام شخص شناسه ملی انجام شود.
6. در مرحله ی ششم باید سمت اشخاص حاضر در جلسه، تعیین شود.
7. در مرحله ی هفتم باید ارتباط اشخاص جلسه ( وکیل سهامدار بودن و یا نماینده سهامدار بودن) را تعیین نمایید.
8. در مرحله ی هشتم متقاضی با توجه به نوع صورتجلسه و تصمیمات گرفته شده باید مدارک را در این قسمت بارگزاری نمایند.
9. در مرحله ی نهم باید متن صورتجلسه را آماده نموده و گزینه ی پذیرش نهایی را انتخاب کنید.
10. در مرحله دهم که آخرین مرحله است باید متقاضی نسخه اصلی صورتجلسه و ضمائم آن را حداکثر به مدت سه روز کاری به آدرس تعیین شده ارسال نمایند.

نکاتی که در رابطه با تنظیم صورتجلسه باید رعایت شود به شرح زیر می باشد:

-زمانی که بازرسین و هیئت مدیره صورتجلسه را امضا نمایند یعنی قبولی خود را با آن تغییرات تایید کنند یا با نامه ای جداگانه تاییدیه خود را اعلام نمایند در اینصورت این برگه ها باید ضمیمه صورتجلسه شده و به اداره ثبت شرکت ها تحویل داده شود.
-هنگام تشکیل جلسه به مدت یک ماه زمان دارید تا صورتجلسه را به اداره ثبت شرکت ها تحویل دهید.
-اگر مدیرعامل و رئیس هیات مدیره یک نفر باشد ولی این امر در اساسنامه ذکر نشده باشد طبق ماده ۱۲۴ لایحه ی اصلاحی قانون تجارت باید ۳/۲ اعضای مجمع آن را به تصویب رسانند.
-بطور کلی صورتجلسه باید در چند نسخه تهیه شده و به امضای هیئت رئیسه جلسه برسد و در پایان، یک نسخه از آن به اداره ثبت شرکت ها ارسال شود.
-هنگام تنظیم صورتجلسه باید توجه نمایید که مطالب را روی سربرگ شخصیت حقوقی نوشته سپس اشخاص ذی سمت آن را امضا و مهر کنند سپس آن را ارسال کنید.

بنابراین همانطور که در بالا نیز به توضیح کامل آن پرداختیم بیشتر افراد برای سهولت در انجام ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت با ورود به سامانه ثبت شرکت ها به آدرس کلیه مراحل خود را با کمترین زمان و هزینه انجام می دهند بنابراین برای انجام این امور حتما به نکاتی که ذکر کردیم توجه کرده و آن را با دقت مورد مطالعه قرار دهید.

مدت زمان ثبت تغییرات شرکت

مدت زمان ثبت تغییرات در حالت معمولی و پروسه عادی به مدت ۱۰ روز کاری به طول می انجامد، هزینه ثبت تغییرات بسته به تعداد صورت جلسات برای شرکت های مختلف متغیر است و بسته به نوع تغییراتی که می خواهد اعمال شود و بسته به نوع شرکت متغیر است. همچنین به محتوا و مواردی که در روزنامه رسمی منتشر شده نیز بستگی دارد.
همانطور که در بالا گفته شد برای ثبت تغییرات شرکت می توانید به آدرس سایت اداره مراجعه کرده و تغییرات شرکت خود را ثبت کنید. اما باید این موضوع را در نظر بگیرید که ثبت تغییرات در سایت و پیگیری شخصی آن پروسه ای با مدت زمان طولانی خواهد شد می توانید برای سرعت بخشیدن به این به امر به شرکت های ثبتی مراجعه کنید زیرا اقدام از طریق شرکت ثبتی سرعت انجام و رسیدگی به پرونده را بسیار سریعتر می کند.